Die Integration von sechs Softwarelösungen unterschiedlicher Anbieter auf einen Schlag gilt als komplexe Aufgabenstellung. Bei der Bäckerei-Konditorei Niehaves mit Sitz in Wickede (Westfalen) verlief dieser Prozess sogar noch komplexer als erwartet. Einige Abläufe waren schwieriger darzustellen als andere und daher lief am Anfang nicht direkt alles rund. Es hakte und knirschte gelegentlich. „Gut, dass SEAK mit dabei war“, erinnern sich die Firmenchefs Martin und Hermann Niehaves. „Die sind sehr lösungsorientiert. Das hat uns gerade am Anfang maßgeblich nach vorne gebracht.“
Niehaves – das ist Backkultur seit 1978. Damals legten die Eltern der heutigen Geschäftsführer mit einer Backstube samt dazugehörendem Geschäftslokal den Grundstein für den Erfolg des Unternehmens. Heute arbeiten rund 600 Menschen bei Niehaves, davon mehr als 500 in den 63 Filialen (Stand: Juni 2024).
Das Geheimnis des Erfolges liegt in der Kombination von Leidenschaft fürs Handwerk mit modernster Technologie. Das ist das Credo von Hermann und Martin Niehaves und dies kann zu radikalen Entscheidungen führen. So war es auch 2019 und 2020.
Damals entschied sich Niehaves für den Umstieg von Software aus einer Hand, die in vielen Bereichen zum Einsatz kam, auf unterschiedliche IT-Lösungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Davon erhoffte sich das Unternehmen einen weiteren Effizienzsprung.
Heute lässt sich sagen: Ziel erreicht. Doch bis dahin gab es eine Reihe von Hürden zu nehmen und Lernprozesse zu durchlaufen. Fragen an Martin und Hermann Niehaves.
Welche Herausforderungen sollten mit der Einführung neuer Softwaretechnologie gelöst werden?
Martin Niehaves: Die Softwarelösungen für Kassen, Warenwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Versand kamen alle aus einer Hand. Grundsätzlich lief alles sehr gut.
Als wir dann aber Verbesserungen in Einkauf und Produktion anstrebten, mehr als 100 Kassen gegen eine modernere Lösung austauschen und den Bereich Retouren mit anbinden wollten, wurde das zum Problem. Denn der Softwareanbieter war nicht bereit, mit anderen Softwarehäusern zu kooperieren und Schnittstellen, die bis dahin nicht notwendig waren, einzurichten.
Wie ging es dann weiter?
Martin Niehaves: Unser neuer Kassenlieferant kannte SEAK und brachte das Unternehmen mit ins Spiel. Damals waren die Lösungen von SEAK in der Bäckereibranche noch nicht so weit verbreitet. Aber Marco Pirker aus dem SEAK-Team brachte Branchenkenntnisse mit. Das war wichtig.
So kam es, dass wir uns mit diesen beiden Anbietern und weiteren Softwarespezialisten für die Bereiche Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft und Versand an einen Tisch setzten. Dabei kam es zu der Grundsatzentscheidung „Ja, wir wollen zusammenarbeiten.“ Danach erstellten wir ein Pflichtenheft für alle Beteiligten.
Die Lösungen von SEAK sollten vor allem die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung in den Filialen vereinfachen und effizienter machen. Wir wollten weg von Papierkram und Zettelwirtschaft. Damit verbunden war die Absicht, unsere Einsatzplanung zu zentralisieren.
Hört sich nach einem komplexen Vorhaben an.
Hermann Niehaves: Das war es. Wir haben die Komplexität sogar unterschätzt, da wir viele Nutzungsmöglichkeiten von SEAK erst bei der Umsetzung richtig wahrgenommen haben. Hinzu kamen Probleme bei der Datenübertragung vom alten System auf die neue Lösung.
Martin Niehaves: Alle Beteiligten mussten zusammenarbeiten und natürlich musste am Ende alles funktionieren. Speziell für SEAK war das aber überhaupt kein Problem. Zum Beispiel, als es um die Programmierung von Schnittstellen ging: Ich habe dabei noch nie so etwas Unkompliziertes kennengelernt wie SEAK. Es gab dabei aber auch für uns eine wichtige Erkenntnis.
Welche?
Martin Niehaves: Nicht an alten Zöpfen festhalten. Oft gibt es die Neigung, trotz neuer, leistungsfähiger IT an alten Prozessen festzuhalten, weil man es gewohnt ist. Das wollten wir vermeiden. Dabei half die Erkenntnis, dass die SEAK-Lösungen weit mehr bieten, als man anfangs vermutet.
Welche Prozesse wurden verändert?
Hermann Niehaves: Angefangen haben wir in der Produktion, weil wir dort bereits eine Software für die Personaleinsatzplanung im Einsatz hatten. Die Daten konnten wir eins-zu-eins übertragen. Das war völlig unspektakulär. Schwieriger wurde es im Bereich Verkauf, also in den Filialen.
An welche Schwierigkeiten denken Sie?
Hermann Niehaves: Da war zunächst die Entscheidung, wer denn künftig für die Einsatzplanung verantwortlich sein sollte. Bis dahin wurde der Personaleinsatz von der Filialleitung geplant und der Plan in Papierform an die Zentrale geschickt.
Eine Zentralisierung dieses Prozesses erschien uns logisch. Das allerdings war eine Belastung für unsere Verwaltung mit ihren beschränkten personellen Kapazitäten. Folglich übertrugen wir diese Aufgabe auf die Bezirksleiter. Doch dann stellte sich die Frage, wo und bei wem sich jemand aus der Filiale krank melden muss. Das wurde vorher innerhalb des Filialteams geregelt. Und jetzt? Beim Bezirksleiter? In der Zentrale?
Wie haben Sie das gelöst?
Martin Niehaves: Wir haben zum Teil wieder dezentralisiert. Dabei halfen uns SEAK TEAMS und SEAK MSP. Damit können wir Krankmeldungen, aber auch Zeitkorrekturen, Urlaubsanträge etc. digital abbilden. Die Verwaltung wird dadurch entlastet und wir, unsere Bezirksleiter, die Filialleitung und die Verkaufsteams sind besser informiert.
Außerdem können unsere Verkaufsteams den Dienstplan auf ihrem Smartphone einsehen, Änderungen nachverfolgen und sogar sehen, mit wem der Einsatz geteilt wird. Verwirrung und Überraschung nach dem Motto „Was machst du denn hier? Heute müsste doch eigentlich Frau X oder Herr Y arbeiten“ kommen nicht mehr vor.
Probleme gab es lediglich mit der Anbindung an die Lohnbuchhaltungssoftware, deren Anbieter in dieser Situation nicht einfach erreichbar war, was die Kommunikation etwas schwierig machte. Sogar hier ist SEAK unterstützend tätig geworden.
Gab es bei Einführung von SEAK TEAMS keine Vorbehalte auf Seiten der Verkaufsteams?
Martin Niehaves: Wenn man etwas ändert, gibt es immer einen Teil der Betroffenen, der skeptisch ist. Da ist die Angst vor Verlust von Flexibilität, vor Kontrolle oder vor einer neuen Technik. Aber die meisten haben schnell die Vorteile erkannt. Hinzu kommt, dass eine gute Personaleinsatzplanung die Filialen stärkt und damit Arbeitsplätze sichert. Das ist ein starkes Argument in der Kommunikation mit den Verkaufsteams.
Wie ist heute die Einsatzplanung organisiert?
Martin Niehaves: Es gibt grobe Planvorgaben, die von der Zentrale an die Filialen übermittelt werden. Dabei ist jede Filiale einer Umsatzgrößenklasse zugeordnet. Für jeden Tag gibt es Planumsätze. Das System weiß, wie viel Personal für diesen Umsatz eingesetzt werden soll. Es sucht automatisch diejenigen verfügbaren Teammitglieder mit der notwendigen Kompetenz.
Das Ganze erfolgt mit einem Vorlauf von zwei Wochen. Diese Pläne können von der Filialleitung eigenverantwortlich angepasst werden. Die Bezirksleitung ist informiert, hat den Überblick und greift nur in Ausnahmefällen ein.
Hermann Niehaves: Die SEAK-Lösung erstellt den Einsatzplan automatisch. Wir mussten umdenken und uns daran gewöhnen, dass vieles jetzt einfacher war als zuvor.
Es ist wichtig, sich nicht an alte Prozesse zu klammern und zu verstehen, dass SEAK nicht nur den Papierkram ersetzt, sondern viel mehr kann. Zum Beispiel die Berechnung der Stundenleistung im Verkauf: Die ist jetzt viel zuverlässiger und präziser als zuvor.
Können Sie in einem Vorher/Nachher-Vergleich die Verbesserung nach Einführung der SEAK-Lösungen in Zahlen ausdrücken?
Hermann Niehaves: Für unser großes Repertoire an Auswertungen nutzen wir Power BI. Hier werden Zahlen aus unterschiedlichen Datenbanken zusammengeführt und zur Steuerung des Unternehmens verwendet. Wir registrieren steigende Stundenleistungen in den Filialen.
Manche Vergleiche sind aber auch schwierig, da während unserer Einführung von insgesamt sechs neuen Systemen die Corona-Pandemie kam. Fest steht aber: Ohne SEAK und mit einer Kommunikation auf Papierbasis wäre Corona zu einer Katastrophe für uns geworden.
Welche Auswertungen sind für Sie von besonderer Bedeutung?
Martin Niehaves: Aus SEAK kommen natürlich alle Personaldaten wie Altersstruktur, Fluktuation, Krankenstand, Arbeitszeiten usw. In die Power BI tragen wir dann die Daten aus allen Programmen zusammen, so dass wir für alle Arbeitsbereiche die richtigen Kennzahlen haben.
Das Gute daran: Die Auswertungen werden automatisch erstellt. Dadurch können wir schneller für unsere Mitarbeiter reagieren und an den richtigen Stellen helfen. Denn wir wollen als zuverlässiger Arbeitgeber wahrgenommen werden, bei dem man gerne arbeitet.
Sind die Erfahrungen aus den Filialen identisch mit den Erfahrungen in der Produktion?
Martin Niehaves: Ja, definitiv. Wir haben eine bessere Übersicht und der Mitarbeiter hat mehr Planungssicherheit.
Nutzen Sie die SEAK-Lösungen auch auf mobilen Endgeräten?
Hermann Niehaves: Ja, auf meinem Smartphone. So weiß ich immer genau, was in jeder beliebigen Filiale gerade los ist.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem SEAK-Support?
Martin Niehaves: Ich kenne kein Unternehmen, das einen besseren Support hat als SEAK.
Ihre Meinung zu Zuverlässigkeit, Termintreue, Kompetenz von SEAK?
Hermann Niehaves: Einhundert Prozent.
Was wünschen Sie sich außerdem von SEAK?
Martin Niehaves: Wir wollen das System noch besser bedienen können. Wenn etwas neu installiert wird, dann funktioniert es oft erst einmal nur langsam, da man auch intern die Personalstruktur anpassen muss. Die Möglichkeiten, die uns SEAK bietet, beschränken sich nicht nur auf die Zeitdaten.
Daher muss man entscheiden, ob man eventuell zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stellt. Wir haben das für uns erkannt und unser Team erweitert.
Blick nach vorn: Was planen Sie für die Zukunft? Wo sehen Sie Handlungsbedarf?
Martin Niehaves: Wir wollen unsere Auswertungen weiter verbessern und werden dabei auf die SEAK Power BI setzen. Diese soll uns helfen, Personalengpässe und Potenziale frühzeitig zu identifizieren.
Hermann Niehaves: Außerdem wollen wir bei den einzelnen Arbeitsplätzen in den Filialen noch präziser nach den jeweiligen Tätigkeiten unterscheiden, um bessere Entscheidungen zum Beispiel bei Anschaffungen und Abläufen treffen zu können und auch weiterhin die Arbeitsplätze unserer Mitarbeiter zu verbessern.
Hermann und Martin Niehaves, Geschäftsführer der Bäckerei Konditorei Niehaves GmbH & Co KG
Wir danken Martin und Hermann Niehaves für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.
Fotos © Bäckerei Konditorei Niehaves GmbH & Co KG