Einsatzplanung in 30 statt 180 Minuten
Wie Förstemann in 18 Rieker-Monomarken-Stores mit SEAK Personaleinsatz und Filial-Controlling steuert – mit Team Performance Monitor zum Benchmarking ähnlicher Standorte.
Förstemann auf einen Blick
Die „Schuh-Familie“ Förstemann betreibt mit Sitz in Ahnatal bei Kassel 18 Monomarken-Stores der Marke Rieker. Geleitet wird das Unternehmen von Kerstin und Jürgen Förstemann sowie Sohn Daniel und Tochter Nina – ergänzt durch Jonas Roth als Controlling-Leiter (das einzige Nicht-Familienmitglied in der Geschäftsleitung).
Team
rund 115 Mitarbeitende
Standorte
Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Hamburg und Schleswig-Holstein
SEAK-Kunde seit 2016
Personaleinsatzplanung und Team Performance Monitor (T.P.M.)
Zahlen, Daten, Fakten
Dauer der monatlichen Einsatzplanung (statt 180 Minuten)
Rieker-Monomarken-Stores in fünf Bundesländern
Mitarbeitende, geplant über SEAK
steuert Förstemann Personaleinsatz mit SEAK
Die Ausgangslage
Vor 2016 plante Förstemann den Personaleinsatz mit Excel. Bei 18 Monomarken-Stores in fünf Bundesländern und Expansionsplänen war das nicht mehr handhabbar. Eine zentrale Datenbasis für Stammdaten fehlte, Soll/Ist-Vergleiche waren nicht zeitnah möglich, Auswertungen entstanden mit Verzögerung.
Konkret bremsten vier Punkte:
Excel als Planungs-Tool
Personaleinsatzplanung über Tabellenkalkulation – pflegbar, aber zeitaufwändig und nicht skalierbar.
Keine zentrale Datenbasis
Stammdaten waren über mehrere Excel-Dateien verteilt – kein einheitlicher Stand, kein einfacher Zugriff.
Soll/Ist-Vergleiche fehlten
Geplante und tatsächliche Einsatzzeiten ließen sich nicht zeitnah gegenüberstellen.
Auswertungen mit Verzögerung
Sämtliche Auswertungen entstanden händisch und verzögert – das hemmte die Steuerung.
Daniel Förstemann – Junior-Chef – Schuhhandel Förstemann
„Vor allem aber wollten wir die Einsatzplanung papierlos durchführen und auf ein System zurückgreifen können, das die Arbeit im Vergleich zur Planung mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel spürbar erleichtert und beschleunigt.“
Die Entscheidung: Drei-Stunden-Erstpräsentation auf einer Messe
Förstemann lernte SEAK 2016 auf einer Messe kennen. Die erste Präsentation dauerte volle drei Stunden – im Vergleich zu anderen Anbietern war das, was SEAK zeigte, „mal wirklich etwas Neues“. Ein anschließender Besuch eines SEAK-Mitarbeiters im Detail überzeugte vom Auswertungstool. Aus dem intensiven Erstkontakt wurde eine Partnerschaft.
Die Umsetzung: Drei Planungs-Modi und der Team Performance Monitor
Die Verantwortlichkeit für die Personaleinsatzplanung ist bei Förstemann differenziert geregelt: fünf Stores werden von einer Regionalleitung geplant, acht weitere in enger Abstimmung mit den Filialleitungen, die übrigen direkt aus der Zentrale. Die zentrale Datenbasis liegt im SEAK-System – inklusive Einsatztage und -stunden je Mitarbeitende, Vergangenheitsdaten je Filiale und ausgewählten Tagen.
Ein zweites Schwergewicht der Förstemann-Implementierung ist der Team Performance Monitor (T.P.M.) von SEAK. Damit benchmarkt Förstemann Filialen an ähnlich strukturierten Standorten und macht auffällige Unterschiede in den Leistungskennzahlen sichtbar – pro Mitarbeiter:in, pro Standort oder pro Zeitraum.
Was die Software konkret abdeckt
Zentrale Stammdaten-Datenbank
Alle Stammdaten zentral verwaltet – einfach und übersichtlich, statt verteilt über Excel-Dateien.
Soll/Ist-Vergleiche zeitnah
Vergleich der geplanten mit den tatsächlichen Einsatzzeiten – auf Knopfdruck.
Verfügbarkeits-Übersicht
Auf einen Blick sichtbar: wer einsatzfähig ist, wer nicht – mühelose Datenpflege.
Vergangenheitsdaten je Filiale
Umsatz je Filiale an ausgewählten Tagen als Orientierungshilfe für die Einsatzplanung.
Drei Planungs-Modi
Regionalleitung, Filialleitung in Abstimmung, Zentral-Planung – differenzierte Verantwortlichkeiten in einer Plattform.
Team Performance Monitor
Benchmarking ähnlich strukturierter Standorte; Produktivität, Durchschnitts-Bon und Warengruppen je Mitarbeiter, Standort oder Zeitraum.
Objektive Datenbasis für Gespräche
Mitarbeitergespräche zur Einsatzgerechtigkeit fußen jetzt auf Daten statt auf persönlichen Einschätzungen.
Telefon-Support mit Server-Zugriff
Daten liegen auf SEAK-Server – der Support kann bei Bedarf direkt zugreifen.
Daniel Förstemann – Junior-Chef – Schuhhandel Förstemann
„Die Einsatzplanung für einen ganzen Monat dauert nur noch 30 bis 60 Minuten anstatt zwei bis drei Stunden. Besonders wichtig ist, dass die Servicequalität gestiegen ist. Denn wir setzen im Vergleich zu früher mehr Mitarbeiter in frequenzstarken Zeiten ein.“
Das Ergebnis: Was sich seither verändert hat
Effizienter geplant, objektiver gesteuert, in einem Strukturwandel stabil geblieben
Effizienz
Steuerung & Auswertung
Mitarbeiter und Kunden
Branchenkontext
Daniel Förstemann – Junior-Chef – Schuhhandel Förstemann
„Das Beste ist die Übersichtlichkeit. Filialen an ähnlich strukturierten Standorten mit auffälligen Unterschieden in den Leistungskennzahlen können mühelos identifiziert werden. Diese Unterstützung versetzt die Store-Leitung in die Lage, zeitnah genau die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.“
Welche Bausteine bei Förstemann im Einsatz sind
Daniel Förstemann – Junior-Chef – Schuhhandel Förstemann
„Der Telefon-Support ist ausgezeichnet. Jedes Problem wurde bisher extrem schnell gelöst. Die SEAK-Leute wissen einfach, wovon sie reden und was im Handel los ist. Wenn es irgendwo hakt, finden sie eine Lösung, auf die man selbst nicht kommt.“
Sprechen wir darüber, ob SEAK auch zu Ihrem Unternehmen passt
In einer 30-minütigen Erstberatung klären wir gemeinsam, wo Sie heute stehen, welche Module für Ihre Situation Priorität haben – und wie ein realistischer Einführungspfad aussehen könnte.
Alternativ können Sie auch gerne über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung treten – wir melden uns zeitnah bei Ihnen. Oder rufen Sie uns unter folgender Telefonnummer an: +49 40 238 348 – 000
Der Handel vertraut auf SEAK
Von Fashion über Lebensmittel bis Bau- und Fachhandel: Händler in ganz Deutschland steuern ihr Workforce Management mit SEAK.
Schuhhandel als Familienauftrag
Die „Schuh-Familie“ Förstemann mit Sitz in Ahnatal bei Kassel betreibt 18 Monomarken-Stores der Marke Rieker. Die Stores stehen in bedeutenden Shoppingcentern und Toplagen in Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Hamburg und Schleswig-Holstein.
Die Geschäftsleitung bilden Kerstin und Jürgen Förstemann sowie Sohn Daniel und Tochter Nina. Einziges Nicht-Familienmitglied in der Geschäftsleitung ist Jonas Roth, der den Bereich Controlling leitet. Mit rund 115 Mitarbeitenden und Expansionsplänen sucht Förstemann seit 2016 in SEAK den IT-Partner, der Personaleinsatzplanung und Filial-Controlling konsequent zusammenbringt.