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Wie das Hannoveraner Premium-Lifestyle-Haus Horstmann + Sander seit 2012 mit SEAK Personalkosten zweistellig senkt und den Durchschnittsbon trotz rückläufiger Kundenfrequenz steigert.
Horstmann + Sander auf einen Blick
Horstmann + Sander wurde 1884 in Hannover als Sattlerei gegründet und begann mit der Fabrikation und dem Verkauf von Koffern. Heute, in vierter Familiengeneration, ist das Haus eine Institution im hannoverschen Handel – erste Adresse für Taschen, Schuhe, Reisegepäck und Accessoires und Platzhirsch für Mode und Lifestyle in den oberen und obersten Preislagen.
Team
rund 80 Mitarbeitende
Standort
Hannover
Verkaufsfläche
ca. 2.000 m² im Haupthaus
Zahlen, Daten, Fakten
prozentuale Personalkostensenkung – durch zielgenauen Personaleinsatz
frühere Lohn-Auszahlung – spätestens am 2. Arbeitstag jeden Monats
steuert Horstmann + Sander die Zeitwirtschaft und Einsatzplanung mit SEAK
Die Ausgangslage
Vor 2012 erfasste Horstmann + Sander die Arbeitszeiten auf handschriftlichen Stundenkarten. Verlorene Karten führten zu Verstimmungen, der Aufwand war groß und fehleranfällig. Die Personaleinsatzplanung lief über Excel – nach Wahrnehmung des Hauses „funktionierte das einfach und schnell“. Bei genauerem Hinsehen fehlten allerdings die Frequenzlogik und der Bezug zum hohen Serviceanspruch, der für ein Premium-Haus dieser Größenordnung kritisch ist.
Konkret bremsten fünf Punkte:
Handschriftliche Stundenkarten
Zeiterfassung auf Papier – fehleranfällig, mit Verlustrisiko und Reibungsverlust bei Korrekturen.
Marathon vor der Lohnabrechnung
Mehrere Personen tippten tagelang die Stundenkarten ab – ein Engpass, der die Auszahlung jeden Monat verzögerte.
Excel-Einsatzplanung
Pläne liefen über Tabellenkalkulation – schien einfach, war aber nicht skalierbar und ohne Datenbasis.
Keine Frequenz-Logik
Erwartete Kundenfrequenzen flossen nicht systematisch in die Einsatzplanung ein – gerade an Stoßtagen ein Problem.
Service-Anspruch nicht abgebildet
Der hohe Serviceanspruch des Premium-Hauses wurde in der Einsatzplanung nicht systematisch berücksichtigt.
Aus dem Projekt-Team von Horstmann+Sander
„Bis dahin arbeiteten wir mit Stundenkarten, auf denen die geleisteten Arbeitszeiten handschriftlich festgehalten wurden. Der Aufwand war einfach viel zu groß und fehleranfällig. Hinzu kamen Ärger und Verstimmungen, wenn eine Stundenkarte verlorenging.“
Die Entscheidung: Wie der Kontakt zu SEAK zustande kam
Sieben Jahre vom Erstkontakt bis zur Einführung
Horstmann + Sander hörte 2005 erstmals auf der CEBIT von SEAK – bei einer Recherche nach einer Zeitwirtschaftslösung mit DATEV-Schnittstelle. Doch zunächst geschah nichts: Aus schlechten Erfahrungen mit einem anderen Zeitwirtschafts-Anbieter blieb das Thema vorerst liegen. Erst 2012 fiel die Entscheidung – und Horstmann + Sander führte gleich drei SEAK-Module parallel ein: Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Personalbedarfsplanung.
Die Umsetzung: Zeitwirtschaft sofort, Einsatzplanung mit Anlauf
Jahresplanung mit täglicher Umsatzprognose statt monatlicher Excel-Korrektur
Die Zeitwirtschaft lieferte sofort sichtbare Effekte. Statt handschriftlicher Stundenkarten erfasst Horstmann + Sander Arbeitszeiten heute über Buchungsterminals; gesetzliche, tarifliche und individuelle Regelungen sind im System hinterlegt. Folge: Die monatliche Lohnabrechnung läuft per Mausklick – Mitarbeitende erhalten ihr Gehalt drei bis fünf Tage früher als zuvor.
Bei der Personaleinsatz- und Bedarfsplanung war Geduld gefragt. Das Haus war zunächst skeptisch („Excel funktioniert ja“), und eine sinnvolle Nutzung erforderte detaillierte Vergangenheits-Umsatzdaten, die in der nötigen Tiefe nicht vorlagen. Erst nach rund zwei Jahren begannen die Effekte zu wirken. Heute nutzen die sechs Abteilungsleitungen die Einsatzplanung, die Verkaufsleitung prüft – und greift bei besonders hochfrequenten Tagen auf die Bedarfsplanung zurück.
Was die Software konkret abdeckt
Zeiterfassung an Terminals
Buchungsterminals statt Papier – die Datenbasis für Lohn, Controlling und Self-Services.
Gesetzliche & tarifliche Regeln
Aktuell geltende gesetzliche, tarifliche und individuelle Regelungen werden bei der Bewertung automatisch angewendet.
Stammdaten mit Vertragsregeln
Vertragliche Regelungen, Arbeitszeitmodelle und individuelle Vereinbarungen sind in den Stammdaten hinterlegt – einmal gepflegt, immer aktuell.
Jahresgrobplanung
Mitarbeiterstunden und Personalbedarf im Jahresverlauf – mit Saison, Feiertagen, Ferien und Werbeaktionen.
Automatische Einsatzvorschläge
Pro Tag und Abteilung – am Bedarf ausgerichtet, mit historischen Daten und Unternehmensvorgaben als Grundlage.
Qualifikationen & Vertrag
Benötigte Qualifikationen und Funktionen sowie vertraglich vereinbarte Stunden und Mitarbeiter-Präferenzen fließen automatisch in jede Einsatzentscheidung ein.
Gerechtigkeitsfaktoren
Individuell angepasste Einsätze mit fair berücksichtigten Belastungen – wichtig für die Urlaubsplanung und unbeliebte Einsatzzeiten.
SEAK Cloud Service
Cloud-basierter Zugriff – Migration kürzlich abgeschlossen, nach zwei Tagen lief alles wieder im produktiven Betrieb.
Aus dem Projekt-Team von Horstmann+Sander
„Vorher waren mehrere Personen damit beschäftigt, tagelang die handschriftlich notierten Arbeitszeiten abzutippen und zu korrigieren. Jetzt erfolgt die Abrechnung per Mausklick. Die Mitarbeiter haben spätestens am 2. Arbeitstag jeden Monats ihr Geld auf dem Konto – drei bis fünf Tage früher als zuvor.“
Das Ergebnis: Was sich seither verändert hat
Personalkosten zweistellig gesenkt, Durchschnittsbon gestiegen – und Pausenzeiten werden zur Service-Frage
Die Effekte sind in vier Dimensionen spürbar: betriebswirtschaftlich, in der operativen Entlastung, in der Mitarbeiterzufriedenheit und im Premium-Service.
Betriebswirtschaftlich
Operative Entlastung
Mitarbeiterzufriedenheit
Premium-Service
Aus dem Projekt-Team von Horstmann+Sander
„Die Personalkosten konnten um einen zweistelligen Prozentsatz gesenkt werden – vor allem, weil der Personaleinsatz jetzt wesentlich zielgenauer erfolgt. Wie der stationäre Handel generell verzeichnen wir rückläufige Kundenzahlen. Aber der Durchschnittsbon hat sich in den letzten Jahren kontinuierlich erhöht. Auch das führen wir auf einen passgenauen Personaleinsatz zurück.“
Welche Bausteine bei Horstmann + Sander im Einsatz sind
Aus dem Projekt-Team von Horstmann+Sander
„Wirklich Spitze. Ich habe bisher keine bessere Hotline kennen gelernt. Die von SEAK haben immer eine Lösung oder wissen, welcher Kollege helfen kann. Typisch SEAK: dieser Hamburger Dialekt, verbunden mit einer supernetten Freundlichkeit. Sympathische Menschen. Das verbindet, macht Spaß.“
Sprechen wir darüber, ob SEAK auch zu Ihrem Unternehmen passt
In einer 30-minütigen Erstberatung klären wir gemeinsam, wo Sie heute stehen, welche Module für Ihre Situation Priorität haben – und wie ein realistischer Einführungspfad aussehen könnte.
Alternativ können Sie auch gerne über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung treten – wir melden uns zeitnah bei Ihnen. Oder rufen Sie uns unter folgender Telefonnummer an: +49 40 238 348 – 000
Der Handel vertraut auf SEAK
Von Fashion über Lebensmittel bis Bau- und Fachhandel: Händler in ganz Deutschland steuern ihr Workforce Management mit SEAK.
140 Jahre Premium-Handel in Hannover
Horstmann + Sander wurde 1884 in Hannover als Sattlerei gegründet und startete mit der Fabrikation und dem Verkauf von Koffern. Seit dem letzten Großumbau 1999 präsentiert sich das familiengeführte Haus – seit 2004 in vierter Generation – auf rund 2.000 m² Verkaufsfläche als eine der ersten Adressen in der Region für Taschen, Schuhe, Reisegepäck und Accessoires. In den oberen und obersten Preislagen gilt es als Platzhirsch für Mode und Lifestyle.
Die Marken-Welt umfasst im Luxury-Segment Namen wie Prada, Gucci, Celine, Saint Laurent, Balenciaga, Santoni, Tod's und Hogan; im Premium-Bereich gibt es auf zwei Etagen mehr als 40 Labels – darunter MCM, Michael Kors, Aigner, Joop, Bogner, Coccinelle und Furla. Die Accessoires-Welt verbindet Burberry, Hugo Boss und Crockett & Jones.
Anforderungen an Lieferanten und Software-Partner sind entsprechend hoch. In den Bereichen Personaleinsatzplanung, Personalbedarfsplanung und Zeitwirtschaft setzt das Haus seit 2012 auf SEAK – inzwischen aus der SEAK Cloud.