So unkompliziert wie kein anderer
Wie die Bäckerei-Konditorei Niehaves aus Wickede mit SEAK Personaleinsatz, mobile Self-Services und Power BI über 63 Filialen und rund 600 Mitarbeitende steuert.
Niehaves auf einen Blick
Niehaves – das ist Backkultur seit 1978. Heute arbeiten rund 600 Menschen für das Familienunternehmen aus Wickede (Westfalen), davon mehr als 500 in den 63 Filialen. Geführt wird das Unternehmen in zweiter Generation von den Brüdern Martin und Hermann Niehaves – mit klarem Bekenntnis zur Verbindung von Backhandwerk und moderner Technologie.
Team
rund 600 Mitarbeitende, davon 500+ in den Filialen
Filialnetz
63 Filialen (Stand Juni 2024)
Marktsegment
Bäckerei-Konditorei mit eigener Produktion
Standort
Wickede/Nordrhein-Westfalen
Gegründet
1978 von den Eltern der heutigen Geschäftsführer
Geschäftsführung
Martin und Hermann Niehaves (2. Generation)
SEAK-Kunde seit
2019/2020 – im Rahmen einer kompletten Best-of-Breed-IT-Umstellung
Eingesetzte SEAK-Module
Personaleinsatzplanung, Personalbedarfsplanung, SEAK TEAMS (Mobile Workforce), SEAK MSP, SEAK Power BI für Cross-System-Auswertungen
Zahlen, Daten, Fakten
Filialen, geplant über die Personaleinsatzplanung von SEAK
Mitarbeitende, davon 500+ in den Filialen
IT-Systeme parallel umgestellt
Niehaves steuert Personaleinsatz und Mobile Workforce mit SEAK
Die Ausgangslage
Papier in den Filialen, Bauchgefühl in der Planung – und ein Single-Vendor-Setup, das blockierte
Niehaves arbeitete vor 2019 mit Software aus einer Hand für Kassen, Warenwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Versand. Grundsätzlich lief das gut – bis Niehaves Verbesserungen in Einkauf und Produktion anstrebte, mehr als 100 Kassen austauschen wollte und Retouren digital anbinden musste. Der bestehende Anbieter war nicht bereit zu kooperieren. Damit war der Weg frei für ein neues Setup – und ein Bündel an Problemen, die parallel zu lösen waren.
Konkret bremsten fünf Punkte:
Papier-PEP in den Filialen
Personaleinsatzplanung lief in den Filialen auf Papier – zeitaufwändig und langsam.
Übermittlung an die Zentrale
Pläne wurden in Papierform an die Zentrale geschickt – mit Verzögerung und Medienbrüchen.
Planung „aus dem Bauch“
Ohne hinterlegte Umsatzplanung und Frequenzerwartung – die Datenbasis für eine bedarfsorientierte Planung fehlte.
Telefon-Aufwand bei Änderungen
Kurzfristige Änderungen erforderten viele Abstimmungen; bei einem Filialnetz dieser Größe ist das nicht skalierbar.
Papier-Workflows
Urlaubsanträge, Abwesenheiten, Zeitkorrekturen, Krankmeldungen – alles auf Papier, alles ineffizient.
Martin Niehaves – Geschäftsführer – Niehaves
„Wir haben die Komplexität sogar unterschätzt, da wir viele Nutzungsmöglichkeiten von SEAK erst bei der Umsetzung richtig wahrgenommen haben. Speziell für SEAK war das aber überhaupt kein Problem. Bei der Programmierung von Schnittstellen habe ich noch nie etwas so Unkompliziertes kennengelernt wie SEAK.“
Die Entscheidung: Kassenlieferant brachte SEAK ins Spiel
SEAK kam über den neuen Kassenlieferanten ins Gespräch. Damals waren SEAK-Lösungen in der Bäckereibranche noch nicht weit verbreitet – aber Marco Pirkner aus dem SEAK-Team brachte Branchenkenntnisse mit. Niehaves setzte sich mit allen sechs Software-Anbietern an einen Tisch, formulierte ein gemeinsames Pflichtenheft – und entschied sich für ein Best-of-Breed-Setup mit SEAK als Workforce-Management-Anker.
Die Umsetzung: Zentralisierung + selektive Dezentralisierung
Zwei Wochen Vorlauf, Bezirksleitung als Planer, mobile Self-Services in der Filiale
Die Einsatzplanung läuft heute zentralisiert: Die Zentrale liefert grobe Planvorgaben mit zwei Wochen Vorlauf, jede Filiale ist einer Umsatzgrößenklasse zugeordnet. Für jeden Tag sind Planumsätze hinterlegt – das System kennt den Personalbedarf je Umsatzklasse und schlägt automatisch verfügbare Teammitglieder mit der nötigen Kompetenz vor.
Die Bezirksleitung übernimmt die operative Planung; die Filialleitung kann eigenverantwortlich anpassen. Krankmeldungen, Zeitkorrekturen, Urlaubsanträge laufen über SEAK TEAMS und SEAK MSP – mobil und digital. Mitarbeitende sehen ihren Dienstplan auf dem Smartphone, inklusive der Information, mit wem sie eingeplant sind.
Was die Software konkret abdeckt
Zentrale Grobplanung
Plan-Vorgaben aus der Zentrale mit zwei Wochen Vorlauf – Saisonalitäten, Feiertage, Ferien und Werbeaktionen sind hinterlegt.
Umsatzgrößenklassen je Filiale
Jede Filiale ist einer Umsatzklasse zugeordnet; das System kennt den Personalbedarf je Klasse und Tag.
Automatische Mitarbeiter-Zuordnung
Das System sucht automatisch verfügbare Teammitglieder mit der notwendigen Kompetenz – aus Vorlagen, Verträgen und Präferenzen.
Mobile Zeiterfassung
Arbeitszeiten werden mobil über SEAK TEAMS erfasst – ohne Stempelterminal-Zwang.
Mobile Anträge & Korrekturen
Zeitkorrekturen, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge laufen mobil und mit Genehmigungs-Workflow.
Mobiler Dienstplan mit Team-Sicht
Mitarbeitende sehen den Plan auf dem Smartphone – inklusive Information, mit wem sie eingeplant sind.
Filial-Eigenverantwortung
Filialleitung passt grobe Planvorgaben eigenverantwortlich an; Bezirksleitung greift nur in Ausnahmen ein.
SEAK Power BI
Cross-System-Auswertungen über alle sechs IT-Säulen (PEP, Zeit, Kassen, Wawi, Lohn, Versand) – Steuerungs-Dashboard für die Geschäftsführung.
Hermann Niehaves – Geschäftsführer – Niehaves
„Die SEAK-Lösung erstellt den Einsatzplan automatisch. Wir mussten umdenken und uns daran gewöhnen, dass vieles jetzt einfacher war als zuvor. Es ist wichtig, sich nicht an alte Prozesse zu klammern und zu verstehen, dass SEAK nicht nur den Papierkram ersetzt, sondern viel mehr kann.“
Das Ergebnis: Was sich seither verändert hat
Schnellere Planungsprozesse, höhere Stundenleistung – und in der Pandemie überhaupt durchgekommen
Betriebswirtschaftlich
Operativ
Mitarbeiter & Arbeitgeber
Pandemie-Trust
Hermann Niehaves – Geschäftsführer – Niehaves
„Wir registrieren steigende Stundenleistungen in den Filialen. Fest steht: Ohne SEAK und mit einer Kommunikation auf Papierbasis wäre Corona zu einer Katastrophe für uns geworden.“
Welche Bausteine bei Niehaves im Einsatz sind
Martin Niehaves – Geschäftsführer – Niehaves
„Ich kenne kein Unternehmen, das einen besseren Support hat als SEAK. Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz: Einhundert Prozent.“
Sprechen wir darüber, ob SEAK auch zu Ihrem Unternehmen passt
In einer 30-minütigen Erstberatung klären wir gemeinsam, wo Sie heute stehen, welche Module für Ihre Situation Priorität haben – und wie ein realistischer Einführungspfad aussehen könnte.
Alternativ können Sie auch gerne über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung treten – wir melden uns zeitnah bei Ihnen. Oder rufen Sie uns unter folgender Telefonnummer an: +49 40 238 348 – 000
Der Handel vertraut auf SEAK
Von Fashion über Lebensmittel bis Bau- und Fachhandel: Händler in ganz Deutschland steuern ihr Workforce Management mit SEAK.
Backkultur seit 1978 – mit modernster Technologie
Niehaves wurde 1978 von den Eltern der heutigen Geschäftsführer gegründet – mit einer Backstube und einem Geschäftslokal in Wickede (Westfalen). Heute arbeiten rund 600 Menschen für das Unternehmen, davon mehr als 500 in den 63 Filialen.
Das Geheimnis des Erfolgs liegt nach Aussage der Brüder Martin und Hermann Niehaves in der Kombination von Leidenschaft fürs Backhandwerk mit modernster Technologie. Diese Kombination führte 2019/2020 zu einer radikalen Entscheidung: Statt Software aus einer Hand setzt Niehaves seither auf ein Best-of-Breed-Setup mit sechs spezialisierten Software-Partnern – und SEAK als Workforce-Management-Anker.