Personalkosten um über 20 Prozent gesenkt
Wie der französische Filialist Pylones in seinen 12 deutschen Stores seit 2017 mit SEAK Personaleinsatz und Zeitwirtschaft steuert – mit messbarem Effekt auf die Personalkosten.
Pylones auf einen Blick
Pylones wurde 1985 von Jacques und Léna Guillemet in einem kleinen Kreativ-Atelier in Frankreich gegründet. Heute steuert das Paar ein international agierendes Unternehmen mit über 110 Stores weltweit – von Tokio bis Baku, von Kapstadt bis Hongkong. Im Fokus stehen modische Accessoires, Souvenirs und Geschenkartikel mit Hang zu ausgefallenen Ideen und ungewöhnlichen Farben.
Team Deutschland
rund 80 Mitarbeitende – ergänzt durch Aushilfen in verkaufsstarken Zeiten wie dem Weihnachtsgeschäft
Filialnetz Deutschland
12 Stores (u.a. in Berlin und Köln)
SEAK-Kunde seit 2017
Personaleinsatzplanung, Zeitwirtschaft (Chipkarten-Erfassung), Mitarbeiter Service Portal
Zahlen, Daten, Fakten
Personalkosten in absoluten Zahlen – in zwei Jahren reduziert
Pylones-Stores in Deutschland, geplant über SEAK
Mitarbeitende in Deutschland – plus Aushilfen im Weihnachtsgeschäft
steuert Pylones Personaleinsatz und Zeitwirtschaft mit SEAK
Die Ausgangslage
Vor 2017 plante Pylones Deutschland den Personaleinsatz mit einer simplen Excel-Tabelle. Der Vorjahresumsatz floss nur vage ein, die Planungen wurden zur Zentrale geschickt und in der Buchhaltung zur Lohnabrechnung verwertet. Das Zeitabrechnungs-System war weder für die Mitarbeitenden noch für die Lohnbuchhaltung hundertprozentig transparent – Jürgen Kohnen – Bereichsleiter Deutschland beschreibt es als „lückenhaft“.
Konkret bremsten fünf Punkte:
Excel-Planung
Personaleinsatz lief über eine simple Excel-Tabelle – mit jedem zusätzlichen Store wuchs die Pflege-Last.
Vorjahresumsatz nur vage
Der Vorjahresumsatz wurde nur grob mit einkalkuliert – keine systematische Frequenz- und Umsatzprognose je Tag.
Subjektiv statt objektiv
Die Planung war eher subjektiv als objektiv – Datenbasis und Steuerungs-Logik fehlten.
Lückenhafte Zeitabrechnung
Die Abrechnung der Arbeitszeiten war weder für Mitarbeitende noch für die Buchhaltung vollständig transparent.
Personal verwaltet, nicht genutzt
Die Ressource „Personal“ wurde verwaltet, aber nicht sinnvoll genutzt – Kohnens Bilanz vor der SEAK-Einführung.
Jürgen Kohnen – Bereichsleiter Deutschland – Pylones
„Die Planung war eher subjektiv als objektiv und erfolgte über eine simple Excel-Tabelle. Diese Tabellen wurden zur Zentrale geschickt und in der Buchhaltung zur Lohnabrechnung verwertet. Die Ressource „Personal“ wurde nur verwaltet, aber nicht unbedingt sinnvoll genutzt.“
Die Entscheidung: SEAK aus dem Modehandel mitgebracht
Jürgen Kohnen kannte SEAK bereits aus früheren beruflichen Stationen im Modehandel. Er war seinerzeit bei einigen Schulungen dabei und brachte eine klare Vorstellung von der SEAK-Systematik mit zu Pylones. Die Firmenleitung folgte seinem Vorschlag – Pylones investierte Anfang 2017 in die SEAK-Lösungen für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft.
Die Umsetzung: Vom Excel-Bauchgefühl zur frequenzgenauen Tages-Planung
Pylones plant heute jeden Tag mit einem hinterlegten Plan-Umsatz, basierend auf einer geschätzten Frequenz im Tagesverlauf. Der Personaleinsatz folgt diesen Annahmen. Kohnen beschreibt das Neue daran als „Konsequenz“, zu der das System zwingt – manche Vorgabe wirke zunächst wie eine Gängelung, habe das Unternehmen aber unterm Strich weitergebracht.
Das System forderte zudem mehr Flexibilität ein – mit der Folge, dass Pylones den Anteil an Teilzeitkräften deutlich erhöht hat. Bewegliche Feiertage werden automatisch berücksichtigt: wandert ein Feiertag in eine andere Kalenderwoche oder einen anderen Monat, passt SEAK Arbeitstage, Planumsätze und Besetzungsvorschläge entsprechend an. Die Zeiterfassung erfolgt über Chipkarte am Zeiterfassungsgerät – greifbar und nachvollziehbar für jede Mitarbeitende.
Was die Software konkret abdeckt
Plan-Umsatz je Tag
Jeder Verkaufstag wird mit einem hinterlegten Plan-Umsatz versehen – Grundlage für den Personaleinsatz, basierend auf Frequenzschätzung im Tagesverlauf.
Bewegliche Feiertage
Verschiebt sich ein Feiertag in eine andere Kalenderwoche oder einen anderen Monat, passt das System Arbeitstage und Planumsätze automatisch an.
Frequenzorientierte Planung
Schluss mit Planung aus dem Bauch heraus – Besetzungsvorschläge orientieren sich an der zu erwartenden Kundenfrequenz.
Flexible Arbeitsmodelle
Die Planungslogik fordert höhere Flexibilität – Pylones hat den Teilzeit-Anteil als Reaktion deutlich erhöht.
Chipkarten-Zeiterfassung
Mitarbeitende buchen sich mit Chipkarte am Zeiterfassungsgerät ein und aus – greifbar und nachvollziehbar.
Mitarbeiter Service Portal
Saldo, Urlaubsstand und Korrekturanträge online – Plan-PDF auf dem Smartphone, von Mitarbeitenden als „Coolness-Faktor“ wahrgenommen.
Manipulationssichere Buchungen
Unkorrekte Buchungen sind nahezu unmöglich – die Zeitwirtschaft schafft eine eindeutige, prüfbare Datenbasis.
Objektive Argumentations-Basis
Wenn das Team nach mehr Personaleinsatz ruft, liefert das System objektive Zahlen für die Diskussion.
Jürgen Kohnen – Bereichsleiter Deutschland – Pylones
„In dieser Situation erwies sich das Mitarbeiter Service Portal von SEAK als geniale Lösung. Es ermöglicht, online die eigenen Arbeitszeitsalden zu checken, Arbeitszeiten zu buchen, Buchungskorrekturen oder auch Urlaub zu beantragen. Auf Wunsch kann jeder seinen Arbeitsplan als PDF auf seinem Smartphone ansehen – in dieser Altersgruppe durchaus auch ein Coolness-Faktor.“
Das Ergebnis: Was sich seither verändert hat
Die Effekte sind in vier Dimensionen spürbar: betriebswirtschaftlich, in der Steuerung, in der Mitarbeiterzufriedenheit und in der Datenqualität.
Betriebswirtschaftlich
Steuerung
Mitarbeiterzufriedenheit
Datenqualität & Transparenz
Jürgen Kohnen – Bereichsleiter Deutschland – Pylones
„Innerhalb von zwei Jahren konnten wir den Anteil der Personalkosten nicht nur prozentual vom Umsatz senken, sondern in absoluten Zahlen um mehr als 20 Prozent reduzieren. Das liegt daran, dass uns das System genauer als zuvor zeigt, wieviel Personal wir wirklich brauchen.“
Welche Bausteine bei Pylones im Einsatz sind
Jürgen Kohnen – Bereichsleiter Deutschland – Pylones
„Die Software vermittelt mir das gute Gefühl, dass hier ein System im Einsatz ist, das die Realität im Handel in ihrer Komplexität ungewöhnlich komplett abbildet und dabei schlicht und einfach richtig rechnet. Ich weiß, dass diese Kombination höchst selten ist.“
Sprechen wir darüber, ob SEAK auch zu Ihrem Unternehmen passt
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Alternativ können Sie auch gerne über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung treten – wir melden uns zeitnah bei Ihnen. Oder rufen Sie uns unter folgender Telefonnummer an: +49 40 238 348 – 000
Der Handel vertraut auf SEAK
Von Fashion über Lebensmittel bis Bau- und Fachhandel: Händler in ganz Deutschland steuern ihr Workforce Management mit SEAK.
Französische Design-Tradition mit weltweiter Präsenz
Pylones, das ist die atemberaubende Geschichte von Jacques und Léna Guillemet. Beide starteten 1985 als Designer in einem kleinen Kreativ-Atelier in Frankreich und steuern heute ein international agierendes Unternehmen. Im Fokus stehen modische Accessoires, Souvenirs und Geschenkartikel mit Hang zu ausgefallenen Ideen – überraschende Produkte mit ungewöhnlichen Farben und Motiven, die gemäß der eigenen Firmenphilosophie „auch einen Regenbogen vor Neid erblassen lassen würden“.
Herzstück des Unternehmens ist eine Glasbläserei in Colombes bei Paris. Hier entsteht die Schmuckkollektion mit Anhängern, Finger- und Ohrringen nach eigenem Design – acht Glasbläser, Hüter eines alten Handwerkwissens, blasen jedes Stück mit dem Mund und dem Schneidbrenner.
Das Filialnetz erstreckt sich heute von Tokio bis Baku, von Kapstadt bis Hongkong und von Bogota bis Singapur – 37 Stores in Frankreich, 80 in Europa und über 110 weltweit. Für Pylones arbeiten rund 700 Mitarbeitende. Das erste deutsche Geschäft wurde 2009 eröffnet. Heute steuert Bereichsleiter Jürgen Kohnen, gemeinsam mit Rob Houst und Karsten Leonhardt, die rund 80 Mitarbeitenden in den 12 deutschen Stores – seit Anfang 2017 mit den SEAK-Lösungen für Personaleinsatz und Zeitwirtschaft.