Massive Erleichterung für die Personalabteilung
Wie das Familienunternehmen Rudnick aus Aurich seit 2018 mit SEAK Vier-Tage-Woche, individuelle Arbeitszeitmodelle und auch komplexe Kurzarbeit-Phasen rechtssicher steuert.
Rudnick auf einen Blick
Das ostfriesische Familienunternehmen Rudnick wurde 1953 gegründet und betreibt in Aurich drei Geschäfte – ein Mode-Haus, ein Baby-Haus und ein Möbel- & Küchen-Haus. Mit einer Vier-Tage-Woche und höchst individuellen Arbeitszeitvereinbarungen positioniert sich Rudnick aktiv gegen den Fachkräftemangel im Einzelhandel.
Team
125 Mitarbeitende
Marktsegment
Drei Häuser unter einem Dach: Mode-Haus, Baby-Haus, Möbel- & Küchen-Haus
Verkaufsfläche
ca. 15.000 m²
Standort
Aurich/Niedersachsen
Gegründet
1953 – heute Familienunternehmen
Besonderheit
Vier-Tage-Woche und individuelle Arbeitszeitmodelle als Recruiting- und Bindungsstrategie
SEAK-Kunde seit
2018
Eingesetzte SEAK-Module
Zeitwirtschaft (SEAKproHR) und Personaleinsatzplanung – inkl. Kurzarbeit-Funktionen
Zahlen, Daten, Fakten
Häuser unter einem Dach – Mode, Baby, Möbel & Küchen
Mitarbeitende mit höchst individuellen Arbeitszeitmodellen
Rudnick steuert Zeitwirtschaft und Einsatzplanung mit SEAK
Die Ausgangslage
Papierkram, Handarbeit – und höchst individuelle Vereinbarungen, die das alles potenzieren
Rudnick bot seinen 125 Mitarbeitenden bereits vor 2018 eine Vier-Tage-Woche und individuelle Arbeitszeitvereinbarungen an. Doch genau diese Individualität forderte die Personalabteilung: Zeitabrechnung, Wochenplan, Urlaubsplan – alles lief händisch, mit Papierkram und ohne automatische Berechnung.
Konkret bremsten drei Punkte:
Hoher administrativer Aufwand
Zeitwirtschaft und Einsatzplanung waren mit höchst individuellen Arbeitszeitvereinbarungen besonders aufwendig zu administrieren.
Planung „per Hand“
Planungs- und Kontrollprozesse liefen manuell – das System rechnete nicht, sondern die Personalabteilung.
Papierkram im Alltag
Urlaubsanträge, Korrekturen und Zeitabrechnung lebten auf Papier – mit allen Folgen für Suchaufwand und Fehlerrisiko.
Iris Dannholz – Personalleiterin – Rudnick
„Speziell die Zeitabrechnung für rund 125 Mitarbeiter sollte effizienter gestaltet werden. Wir wollten den Papierkram durch eine digitale Lösung ersetzen.“
Die Entscheidung: Internet-Recherche und Verbands-Empfehlungen
Rudnick hat zunächst online recherchiert und Angebote verglichen. Hinzu kamen Empfehlungen aus Verbänden und deren Mitgliedern. So fiel die Wahl auf SEAK.
Die Umsetzung: Vom Papier zum digitalen System
Mit SEAK ist bei Rudnick alles digital geworden. Personalleitung und fünf Bereichsleitungen arbeiten in einer Plattform. Die Wochenplanung erfolgt durch die Bereichsleitungen auf Basis einer vordefinierten Basisplanung – Besetzungsvorschläge des Systems bleiben bewusst außen vor, weil bei Rudnick Mitarbeitende keinem festen Haus oder einer Abteilung zugeordnet sind.
Eine Bewährungsprobe der besonderen Art war die Pandemie. Wechselnde Kurzarbeitsregelungen, Teil-Kurzarbeit, geschlossene Geschäfte – all das musste rechtskonform an die Agentur für Arbeit gemeldet werden. Die Behörden haben anschließend akribisch geprüft. Es gab keine Beanstandung.
Was die Software konkret abdeckt
Gesetzeskonforme Zeiterfassung
Genaue, gesetzeskonforme Erfassung und Berechnung der Arbeitszeiten – das System rechnet, statt der Personalabteilung.
Individuelle Vereinbarungen
Stundenanzahl, Arbeitszeiten, Einsatztage und Einsatzbereiche je Mitarbeiter:in – in den Stammdaten hinterlegt.
Vier-Tage-Woche-Logik
Zwei freie Wochentage (ein fixer, ein variabler) je Mitarbeiter:in – das System setzt das ohne Workarounds um.
Saldo-Übersicht Tag/Woche/Monat/Jahr
Vollständiger Überblick über Zeitsalden auf allen Aggregationsebenen.
Schnittstelle Lohn
Übergabe an das Lohn- und Gehaltssystem über eine Standard-Schnittstelle – ohne manuelle Datenpflege.
Kurzarbeits-Funktionen
Spezielle Funktionen zur Unterstützung bei Kurzarbeit – inklusive Meldungen an die Agentur für Arbeit.
Warnung bei Regel-Überschreitung
Warnfunktion bei Überschreitung rechtlicher, tariflicher oder individueller Regelungen.
Plan per E-Mail
Wochenplan, Zeitabrechnung und Urlaubsplan werden den Mitarbeitenden per E-Mail zugesandt.
Iris Dannholz – Personalleiterin – Rudnick
„Alle Auswertungen zur Meldung des Kurzarbeitszeitausgleichs und der Krankstunden mussten an die Agentur für Arbeit gemeldet werden. Fehlermeldungen konnten wir mit der SEAK-Lösung mühelos identifizieren und korrigieren. Die Behörden haben unsere Meldungen akribisch überprüft. Es gab keine Beanstandung. Das hätten wir ohne SEAK nicht lösen können.“
Das Ergebnis: Was sich seither verändert hat
Massive Entlastung, manipulationssichere Daten – und Rechtssicherheit selbst in der Pandemie
Operative Entlastung
Rechtssicherheit
Steuerung
Kundenwahrnehmung
Iris Dannholz – Personalleiterin – Rudnick
„Ich habe viel mehr Zeit für andere Tätigkeiten. Außerdem gibt es jetzt keine Diskussionen mehr über tatsächlich geleistete Arbeitszeiten. Denn das System bietet eine schnelle und leicht verständliche Dokumentation.“
Welche Bausteine bei Rudnick im Einsatz sind
Iris Dannholz – Personalleiterin – Rudnick
„Hotline und Support: Ich bin total zufrieden. Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz: Keine Beanstandungen.“
Sprechen wir darüber, ob SEAK auch zu Ihrem Unternehmen passt
In einer 30-minütigen Erstberatung klären wir gemeinsam, wo Sie heute stehen, welche Module für Ihre Situation Priorität haben – und wie ein realistischer Einführungspfad aussehen könnte.
Alternativ können Sie auch gerne über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung treten – wir melden uns zeitnah bei Ihnen. Oder rufen Sie uns unter folgender Telefonnummer an: +49 40 238 348 – 000
Der Handel vertraut auf SEAK
Von Fashion über Lebensmittel bis Bau- und Fachhandel: Händler in ganz Deutschland steuern ihr Workforce Management mit SEAK.
Familienunternehmen aus Aurich – seit 1953
Rudnick ist ein 1953 gegründetes Familienunternehmen mit Sitz im ostfriesischen Aurich. Das Haus betreibt drei Geschäfte – ein Mode-Haus, ein Baby-Haus und ein Möbel- & Küchen-Haus – und beschäftigt 125 Mitarbeitende. Den Mitarbeitenden bietet Rudnick eine Vier-Tage-Woche und höchst individuelle Arbeitszeitvereinbarungen, mit denen sich das Unternehmen aktiv gegen den Fachkräftemangel im Einzelhandel positioniert.
Die Vier-Tage-Woche bedeutet zwei freie Wochentage je Mitarbeiter:in – ein fester, ein variabler Tag, der je nach Krankmeldungen und Urlaubszeiten flexibel rotiert. Diese Flexibilität für die Mitarbeitenden bedeutet für die Personalabteilung einen entsprechend hohen administrativen Anspruch – den Rudnick mit SEAK seit 2018 digital abbildet.