Der Selbstläufer
Wie der Mode-Filialist Tara-M aus Borken seine 20 Filialen in NRW seit 2018 mit SEAK steuert — Personaleinsatz frequenzgerecht geplant, Überstunden spürbar gesenkt, mobile Tools für Filialteams.
Tara-M auf einen Blick
Tara-M ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation mit Sitz in Borken (NRW). Das Sortiment fokussiert die Preismitte des Fashion-Marktes — Damen- und Herrenmode mit Marken wie Opus, s.Oliver, Mac, Tommy Hilfiger, Esprit, Street One bei Frauen sowie Brax, Eterna und Jack & Jones bei Herren.
Team
rund 275 Mitarbeitende
Filialnetz
20 Filialen an 10 Standorten in Nordrhein-Westfalen
SEAK-Kunde seit 2018
Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung (PEP), Personalbedarfsplanung, SEAK Teams (mobile Zeiterfassung, Zeitkorrekturen, Urlaubsplanung, Abwesenheitsanträge)
Zahlen, Daten, Fakten
Filialen in 10 NRW-Standorten — alle über SEAK gesteuert
Mitarbeitende, frequenzgerecht eingeplant
steuert Tara-M Personalplanung und Zeitwirtschaft mit SEAK
Die Ausgangslage
Vor 2018 plante Tara-M Personaleinsatz und Zeitwirtschaft mit den klassischen Mitteln eines wachsenden Filialunternehmens: Excel, Papier, Stift, viel Telefon. Der Geschäftsführer beschreibt es nüchtern: Über- oder Unterbesetzungen waren in den Filialen nicht erkennbar; in Spitzenzeiten war die Mannschaft selten komplett im Einsatz. Gleichzeitig belasteten Rückfragen zu Zeitkorrekturen, Urlaubsanträgen und Abwesenheiten die Zentrale massiv, und kurzfristige Änderungen des Personalbedarfs verursachten regelmäßig Telefon-Marathons quer durch das Filialnetz.
Konkret bremsten fünf Punkte:
Keine Transparenz bei Besetzungen
Über- oder Unterbesetzungen in den Filialen waren weder für Filialleitung noch für die Zentrale erkennbar — in Spitzenzeiten war die Mannschaft selten komplett im Einsatz.
Fehlerhafte Zeiterfassung
Stift-und-Papier-Erfassung produzierte regelmäßig Fehler — Nachpflege in der Zentrale, Diskussionen mit den Filialteams, Verzögerungen im Lohnlauf.
Zentrale unter Rückfragen-Dauerlast
Zeitkorrekturen, Urlaubsanträge und Abwesenheitsmeldungen kamen telefonisch in die Zentrale — eine massive Belastung der Verwaltung und Personalabteilung.
Ungerechte Einsatzplanung
Unattraktive Arbeitszeiten: Samstage, späte Abende — verteilten sich teilweise ungerecht im Team. Es fehlte ein nachvollziehbarer Mechanismus für Einsatzgerechtigkeit.
Telefon-Marathon bei Personalbedarf-Änderungen
Bei kurzfristig geändertem Personalbedarf — Krankmeldungen, plötzlicher Aktionstag — wurde stundenlang telefoniert, um Vertretung zu finden. Kein Überblick über verfügbare Personalreserven.
Matthias Gleis — Geschäftsführung — Tara-M
„Unter- oder Überbesetzungen waren zuvor nicht erkennbar. Jetzt sind für jeden Tag die Planumsätze hinterlegt und die Zahl der Mitarbeiterinnen auf der Fläche entspricht der erwarteten Kundenfrequenz. In Spitzenzeiten ist jetzt die komplette Mannschaft einer Filiale im Einsatz. Das war früher nicht so.“
Die Entscheidung: Empfehlung aus dem Warenwirtschafts-Umfeld
Der Tipp zur SEAK-Lösung kam von der Firma prohandel, einem Anbieter von Warenwirtschaftssystemen und Kassentechnologie, mit dem Tara-M im Bestand zusammenarbeitete. Über die SEAK-Reputation im Einzelhandel war Matthias Gleis bereits informiert: Die Software war ihm aus namhaften Unternehmen des deutschen Modehandels ein Begriff.
Die Tara-M-Geschäftsführung entschied sich für eine Testphase: August bis Dezember 2018. Nach erfolgreichem Test wurde SEAK in allen 20 Filialen ausgerollt — mit Personaleinsatzplanung, Personalbedarfsplanung, Zeitwirtschaft und den mobilen Tools aus SEAK Teams.
Die Umsetzung: Frequenzgerechte Planung plus mobile Tools für die Filialteams
Heute steuert die Filialleitung den Personaleinsatz auf Basis hinterlegter historischer Umsatzdaten und Vorgaben der Zentrale. Die SEAK-Software liefert automatische Planvorschläge — pro Tag, pro Abteilung, mit Berücksichtigung von Qualifikationen, Vertragsstunden und Mitarbeiterpräferenzen. Sogenannte Gerechtigkeitsfaktoren sorgen dafür, dass sich unattraktive Arbeitszeiten fair im Team verteilen.
Parallel läuft die Zeiterfassung digital — Mitarbeitende melden sich per Fingerprint an der Kasse oder im Aufenthaltsraum an und ab. Stift, Papier und manuelle Nachpflege entfallen. Die mobilen Tools aus SEAK Teams bringen Zeitkorrekturen, Urlaubsanträge und Abwesenheitsmeldungen auf das Smartphone — die Zentrale wird spürbar entlastet.
Was die Software konkret abdeckt
Jahresgrobplanung mit saisonalen Faktoren
Mitarbeiterstunden und Personalbedarf werden im Jahresverlauf geplant — unter Berücksichtigung saisonaler Schwankungen, Feiertage, Ferien, Werbeaktionen und sonstiger Einflüsse.
Automatische Einsatzvorschläge
Pro Tag und Abteilung liefert das System Einsatzvorschläge, die sich am Bedarf ausrichten — auf Basis historischer Daten und Unternehmensvorgaben.
Qualifikationen und Funktionen
Die Software berücksichtigt benötigte Qualifikationen und Funktionen der Mitarbeitenden bei jedem Einsatzvorschlag — keine ungeeigneten Besetzungen.
Vertragsstunden und Präferenzen
Vertragliche Stundenzahlen und Mitarbeiterpräferenzen fließen in jeden Einsatzplan ein — flexiblere Einsatzzeiten werden überhaupt erst möglich.
Gerechtigkeitsfaktoren
Unattraktive Arbeitszeiten — Samstagabende, späte Schichten — werden über hinterlegte Gerechtigkeitsfaktoren fair im Team verteilt.
Frequenzbasierte Bedarfsplanung
Umsatzplanung plus tägliche Umsatzprognose plus Produktivitätsziele ergeben den jährlichen Stundenbedarf — Grundlage für die Einsatzplanung in jeder Filiale.
Fingerprint-Zeiterfassung
An- und Abmeldung per Fingerprint an der Kasse oder im Aufenthaltsraum — sicher, genau, manipulationssicher, ohne Stift und Papier.
Mobile Tools (SEAK Teams)
Zeiterfassung, Zeitkorrekturen, Urlaubsplanung und Abwesenheitsanträge laufen mobil über das Smartphone — Zentrale wird massiv entlastet, Mitarbeitende reden von einem Tool, das man nicht mehr missen will.
Barbara Kubitza — Verkaufsleitung — Tara-M
„Ein Großteil der Kolleginnen und Kollegen in den Filialen war durchaus skeptisch. Es gab Gegenwind. Das änderte sich allerdings ziemlich schnell. Jetzt sind alle happy. Die mobilen Lösungen will man nicht mehr missen. Außerdem macht die Software flexiblere Einsatzzeiten erst möglich. Davon profitieren alle.“
Das Ergebnis: Was sich seither verändert hat
Weniger Überstunden & mehr Einsatzgerechtigkeit
Die Effekte sind in vier Dimensionen spürbar: betriebswirtschaftlich, in der Steuerung, in der Mitarbeiterzufriedenheit und in der operativen Krisenfestigkeit — ein Aspekt, der sich erst in der Corona-Zeit voll zeigte.
Betriebswirtschaftlich
Steuerung
Mitarbeiterzufriedenheit
Operative Krisenfestigkeit
Entlastung der Zentrale
Matthias Gleis — Geschäftsführung — Tara-M
„An der Transparenz messen wir den Erfolg. Wir haben grundsätzlich einen besseren Überblick über Personaleinsatz und Personalreserven als zuvor. Ein weiterer Maßstab ist die Zahl der Überstunden. Die konnten wir spürbar senken. Hinzu kommen Fortschritte in punkto Digitalisierung — die mobilen Tools mit ihren papierlosen Prozessen kommen bei den Mitarbeitenden in den Filialen und in der Zentrale sehr positiv an.“
Welche Bausteine bei Tara-M im Einsatz sind
Matthias Gleis, Geschäftsführung Tara-M
„Einfach und unkompliziert. Ein Selbstläufer. Und wenn es einmal läuft, dann läuft’s.“
Sprechen wir darüber, ob SEAK auch zu Ihrem Unternehmen passt
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Der Handel vertraut auf SEAK
Von Fashion über Lebensmittel bis Bau- und Fachhandel: Händler in ganz Deutschland steuern ihr Workforce Management mit SEAK.
Familienunternehmen 2. Generation — die kleinen Riesen des deutschen Modehandels
Tara-M wurde 1983 gegründet und wird heute in zweiter Generation als Familienunternehmen geführt. Vom Firmensitz Borken aus steuert das Team von 275 Mitarbeitenden 20 Filialen an 10 Standorten in Nordrhein-Westfalen — von Herne im Süden des Ruhrgebiets bis Rheine an der Grenze zu Niedersachsen, mit Verkaufsflächen zwischen 100 und 5.000 Quadratmetern.
Inhaltlich fokussiert Tara-M die Preismitte des Fashion-Marktes mit klarem Marken-Portfolio: Opus, s.Oliver, Mac, Tommy Hilfiger, Esprit und Street One für Damen — Brax, Eterna und Jack & Jones für Herren. Damit gehört das Unternehmen zur Kategorie der „kleinen Riesen“ im deutschen Modehandel, bei denen Digitalisierung und automatisierte Prozesse ganz oben auf der Agenda stehen. Die eingesetzte Software muss schlicht und einfach funktionieren — und den versprochenen Mehrwert bringen. Bei Tara-M heißt das seit 2018: SEAK.